Négociez efficacement
"Cherchez à comprendre d’abord
et après seulement, cherchez à être compris."
Nous avons tous à négocier des accords avec nos collègues, nos patrons, nos proches etc. Certaines de ces négociations sont déterminantes pour notre avenir. C’est pourquoi il est important de développer notre habileté à négocier efficacement. Voici quelques approches qui faciliteront vos prochaines négociations: 1. Relation avec votre interlocuteur
o Connaissez bien votre interlocuteur
Si vous avez déjà conclu un accord avec votre interlocuteur, essayez de vous remémorer les grandes lignes de son approche de négociation. Vous serez ainsi plus apte à comprendre et prédire son comportement. Si vous négociez avec une personne que vous ne connaissez pas du tout, informez-vous si possible auprès de gens qui la connaissent. Plus vous serez renseigné, plus vous saurez à quoi vous attendre et moins vous aurez de surprises.
o Écoutez attentivement votre interlocuteur
Évitez à tout prix les négociations de sourds ou chacun bombarde l’autre d’arguments sans vraiment écouter les réponses. En fait, vous avez beaucoup à gagner en écoutant attentivement votre interlocuteur. Premièrement, ceci contribue à créer une atmosphère de confiance. Deuxièmement, vous serez plus en mesure de comprendre votre interlocuteur. Troisièmement, ceci vous donne plus de temps pour réfléchir aux différents éléments de la négociation.
o Observez bien votre interlocuteur
Lorsque vous êtes en présence de votre interlocuteur, observez bien la façon dont il réagit. En particulier, portez une attention particulière à son langage corporel. Par exemple, un mouvement répétitif des mains ou des jambes peut être révélateur d’un inconfort par rapport au sujet discuté.
o Soyez respectueux
Efforcez-vous d'être toujours poli et respectueux envers votre interlocuteur. Montrez du respect ne veut pas dire que vous abandonnez vos positions. Cela veut simplement dire que vous avez de la considération pour votre interlocuteur. Soyez certain qu’il appréciera cette attitude.
2. Demandes et besoins
o Clarifiez les demandes qui vous sont formulées
Après avoir écouté attentivement les demandes de votre interlocuteur, reformulez celles-ci dans vos propres mots; ceci afin de donner à votre interlocuteur l’occasion de vous corriger si nécessaire.
o Identifier les besoins de votre interlocuteur
Il est très désirable de faire un effort pour identifier les besoins derrières les demandes de votre interlocuteur. Ce que votre interlocuteur veut avant tout est de satisfaire ses besoins. Ses demandes ne sont donc qu’un moyen pour satisfaire ceux-ci. Malheureusement, plusieurs négociateurs ont tendance à se concentrer uniquement sur les demandes parce que celles-ci sont plus faciles à identifier. Assurez-vous donc d’identifier clairement les besoins de votre interlocuteur, et garder ceux-ci en tête tout au long de la négociation.
o Exprimez clairement vos propres besoins et demandes
Pour faciliter la vie à votre interlocuteur, soyez aussi clair que possible dans l’expression de vos propres besoins et demandes. L’idéal est de documenter ceux-ci sur papier. Après avoir exprimé vos besoins et demandes, assurez-vous que votre interlocuteur les comprend bien en le questionnant.
3. Recherche de solutions
o Priorisez les demandes
Les demandes n’ont pas toutes le même poids. Il est donc utile de prioriser celles-ci par ordre d’importance. Il est aussi avantageux de séparer les demandes non négociables des demandes négociables. En d’autres termes, séparez les demandes qui doivent absolument être satisfaites de celles pour lesquelles il peut y avoir un compromis.
o Identifiez différentes solutions possibles
Il est très important de faire une recherche aussi exhaustive que possible des différentes solutions qui pourraient contribuer à la conclusion d’un accord. Si possible, consulter d’autres personnes ou différentes sources de documentation pour identifier différentes façons de satisfaire vos demandes et celles de votre interlocuteur.
o Attendez-vous à devoir faire des compromis
En reconnaissant d’avance que des compromis seront nécessaires de votre part, vous vous préparez mentalement pour le moment où cette décision difficile devra être prise. Gardez en tête que la seule vraie façon de gagner une négociation est d’accepter de perdre un peu.
o Identifiez explicitement les bénéfices de l’accord que vous proposez
Assurez-vous que votre interlocuteur reconnaît et comprend bien les avantages des choses que vous proposez. Ne prenez pas pour acquis qu’il peut deviner ces avantages. Après tout, il est inutile pour vous de faire une concession si votre interlocuteur ne reconnaît pas sa valeur.
o Documentez votre accord
Aussitôt que vous avez conclu une entente (même informelle), documentez cette dernière sur papier, et faites valider celle-ci par votre interlocuteur. Ceci aura comme effet direct de clarifier votre entente. Prenez soin de conserver ce document, car il pourrait s’avérer très précieux plus tard, au cas ou des différents surviendraient entre vous et votre interlocuteur.
4. Conditions favorables de négociation
o Soyez bien disposé physiquement
Évitez de négocier lorsque vous êtes fatigué, de mauvaise humeur ou stressé. Si votre interlocuteur veut négocier pendant un de ces moments défavorables, informez-le de votre condition et demandez-lui respectueusement de reporter la session de négociation à plus tard. Si possible, fixer immédiatement un rendez-vous pour cette prochaine session de négociation.
o Assurez-vous que votre interlocuteur est bien disposé
Évitez de négocier lorsque votre interlocuteur semble significativement fatigué, stressé ou indisposé d’une quelconque façon.
o Négociez au bon moment
Le moment de la journée peut avoir un certain impact sur le résultat de vos négociations. En général, le meilleur moment pour négocier est le matin entre 10:00 et 11:30. Si possible, évitez les fins de journée et les fins de soirée.
o Ne négociez pas trop longtemps à la fois
Observez-vous pendant une session de négociation intense et vous verrez que votre efficacité diminue rapidement après environ une heure. Donc, lorsque vous démarrez une réunion de négociation, déterminez dès le début avec votre interlocuteur la durée limite de celle-ci. Autant que possible, choisissez une durée courte, environ une heure.
o Environnement physique
Choisissez autant que possible un endroit calme et surtout silencieux pour négocier. Assurez-vous également de ne pas être interrompu pendant la session de négociation.
5. Prenez votre temps pour en arriver à un accord
Si votre négociation est importante, prenez votre temps pour négocier, et n’hésitez pas à multiplier les sessions de négociation. Si possible, ne vous imposez pas d’arriver à une entente avant une date prédéterminée. Le temps contribue à créer des conditions favorables à la négociation.
6. Apprenez de vos erreurs passées
Nous avons tous tendance à répéter les mêmes erreurs. Le premier pas pour résoudre ce problème est d’identifier nos erreurs récurrentes. Il est donc utile de se remémorer nos négociations passées afin d’en tirer des leçons.
7. Gérez adéquatement les conflits
Malheureusement, la négociation dégénère parfois en conflit. Si c’est votre cas, alors une approche de gestion de conflits doit être appliquée. 8. Concluez un accord gagnant gagnant
Le but de la négociation ne doit pas être d’obtenir une victoire au dépend de votre interlocuteur. Votre objectif devrait être un accord gagnant gagnant, c’est-à-dire un accord bénéfique pour les deux parties. En effet, les accords qui désavantagent significativement une des deux parties sont condamnés à créer avec le temps de sérieux problèmes. Les accords gagnants gagnants contribuent donc grandement à harmoniser à long terme la relation avec votre interlocuteur.
"L’homme ordinaire négocie pour lui.
Le sage négocie pour les deux parties."